¿Por qué las PYMES de Barcelona necesitan automatizar procesos?
Las empresas del Vallès Occidental y Barcelona metropolitana tienen un rasgo común: equipos pequeños que realizan demasiadas tareas manuales. Copiar datos entre Excel y el programa de facturación, enviar recordatorios de pago uno por uno, generar informes semanales a mano...
Estas tareas no aportan valor, pero consumen horas. Y a diferencia de las grandes empresas, las PYMES no tienen departamentos de TI dedicados a resolverlo.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
1. Procesos administrativos
- Facturación recurrente: Generación automática de facturas mensuales
- Recordatorios de cobro: Emails automáticos cuando una factura vence
- Registro de gastos: Extracción de datos de tickets y facturas
2. Procesos comerciales
- Seguimiento de clientes potenciales: Notificaciones cuando un cliente potencial interactúa con la web
- Presupuestos: Plantillas que se rellenan automáticamente desde el CRM
- Onboarding de clientes: Secuencias de bienvenida automatizadas
3. Procesos operativos
- Gestión de stock: Alertas cuando un producto llega al mínimo
- Planificación de rutas: Optimización automática para repartidores
- Control de calidad: Listas de verificación digitales con registro automático
Herramientas de automatización accesibles para PYMES
No hace falta invertir miles de euros en software empresarial. Estas herramientas permiten empezar con presupuestos modestos:
| Herramienta | Uso principal | Precio inicial |
|---|---|---|
| n8n | Integraciones entre apps | Gratuito (autoalojado) |
| Make | Automatizaciones visuales | 9€/mes |
| Zapier | Conexiones sencillas | 19€/mes |
| Power Automate | Entorno Microsoft | Incluido en Microsoft 365 |
Caso real: Automatización interna en Deviware
Antes de aplicarlo a clientes, lo hicimos nosotros. Preparar una propuesta comercial completa nos ocupaba 4 horas de trabajo manual.
- Recopilación de información y redacción de actas
- Creación y maquetación del documento
- Cálculo de costes y presupuestos
Después de automatizar el flujo de trabajo:
- El tiempo por propuesta ha pasado de 4 horas a 30 minutos
- Ahorramos entre 80 € y 100 € de coste interno por propuesta
- Eliminamos errores humanos en el traspaso de datos
Resultado: Reducción del 70% del tiempo en tareas repetitivas.
¿Cómo empezar a automatizar?
Paso 1: Identificar los procesos candidatos
Busca tareas que sean:
- Repetitivas (se hacen igual cada vez)
- Basadas en reglas claras
- Consumidoras de tiempo
Paso 2: Medir el impacto potencial
Calcula: Horas semanales × Coste/hora × 52 semanas = Ahorro anual potencial
Paso 3: Priorizar por retorno
Empieza por el proceso que ofrece más ahorro con menos complejidad.
Paso 4: Implementar y medir
Automatiza, mide resultados, ajusta y repite.
¿Cuándo pedir ayuda profesional?
Si tu equipo no tiene experiencia técnica o los procesos implican integraciones complejas (ERP, CRM, web), vale la pena consultar con expertos.
¿Tienes dudas sobre si la automatización es para tu empresa? Contáctanos sin compromiso.