El dilema: ¿Comprar o construir?
Cuando tu empresa crece, las herramientas estándar empiezan a quedarse cortas. Excel ya no da más de sí, el CRM no hace exactamente lo que necesitas, el ERP no se conecta con la web...
En ese momento, te planteas: ¿busco otra herramienta o desarrollo algo a medida?
La respuesta no es obvia. Veamos cuándo tiene sentido cada opción.
Cuándo las herramientas estándar son suficientes
Usa software existente si:
1. Tu proceso es genérico: Si haces contabilidad estándar, gestión de proyectos típica o email marketing convencional, hay herramientas probadas que lo hacen mejor de lo que podrías desarrollar.
2. No tienes requisitos específicos: Si puedes adaptar tu forma de trabajar a la herramienta sin perder eficiencia, no necesitas personalización.
3. El presupuesto es limitado: Un CRM como HubSpot o Pipedrive cuesta 20-100€/mes. Desarrollar uno desde cero costaría miles de euros.
4. Necesitas empezar ya: Las herramientas estándar funcionan desde el día 1. Un desarrollo tarda semanas o meses.
Herramientas recomendadas por área
| Área | Herramienta | Desde |
|---|---|---|
| CRM | HubSpot, Pipedrive | 0€/mes |
| Facturación | Holded, Quaderno | 10€/mes |
| Proyectos | Notion, Monday | 0€/mes |
| Comercio electrónico | Shopify, WooCommerce | 29€/mes |
| Correo | Mailchimp, Brevo | 0€/mes |
| Automatización | n8n, Make | 0€/mes |
Cuándo el software a medida tiene sentido
Desarrolla a medida si:
1. Tienes un proceso único que te diferencia: Si tu forma de trabajar es tu ventaja competitiva, no puedes depender de herramientas que usan tus competidores.
Ejemplo: Una distribuidora tiene un sistema de rutas optimizado que ningún software estándar replica. Ese proceso es parte de su propuesta de valor.
2. Necesitas conectar sistemas que no se comunican: Tu ERP es antiguo, tu web es moderna, y necesitas que compartan datos en tiempo real.
Ejemplo: Empresa industrial con ERP de hace 15 años que necesita portal de clientes web.
3. El software estándar te limita el crecimiento: Estás pagando por funcionalidades que no usas, o te faltan las que necesitas.
4. La seguridad o privacidad es crítica: Necesitas control total sobre dónde están tus datos y quién accede.
Caso real: Cuando "comprar" no funcionó
El problema
Una empresa de distribución en el Vallès usaba: Excel para gestión de rutas, ERP antiguo para facturación, WhatsApp para comunicación con clientes, Email para recibir pedidos.
Resultado: 4 horas diarias copiando datos entre sistemas. Errores constantes. Clientes frustrados.
Opciones evaluadas
Opción A: Cambiar a un ERP moderno - Coste: 15.000€ implementación + 500€/mes. Problema: Ningún ERP estándar gestionaba rutas como ellos necesitaban. Riesgo: Perder su ventaja competitiva.
Opción B: Desarrollo a medida - Coste: 12.000€ desarrollo + 100€/mes mantenimiento. Solución: Portal web conectado al ERP existente. Beneficio: Mantiene el proceso que funciona, elimina trabajo manual.
Resultado
Eligieron la opción B: Clientes hacen pedidos desde el portal, pedidos entran automáticamente al ERP, rutas se optimizan con el algoritmo que ya tenían. Ahorro: 80 horas/mes de trabajo manual.
Cómo decidir: 5 preguntas clave
1. ¿Tu proceso es tu ventaja competitiva? Sí → Considera desarrollo a medida. No → Busca herramienta estándar.
2. ¿Cuánto tiempo pierdes adaptándote a la herramienta? Más de 5 horas/semana → Evalúa alternativas. Poco o nada → La herramienta funciona.
3. ¿Necesitas integrar sistemas existentes? Sí, y no hay conectores → Desarrollo necesario. Sí, pero hay conectores → Usa n8n, Make o Zapier.
4. ¿Cuál es tu presupuesto realista? Menos de 5.000€ → Herramientas estándar + automatizaciones. 5.000-20.000€ → Desarrollo pequeño o integraciones. Más de 20.000€ → Plataforma a medida viable.
5. ¿Cuánto tiempo puedes esperar? Necesito solución esta semana → Herramienta estándar. Puedo esperar 1-3 meses → Desarrollo es opción.
La tercera vía: Integración inteligente
Muchas veces la mejor solución no es ni comprar ni construir desde cero. Es conectar lo que ya tienes.
Ejemplo práctico
- Mantienes tu ERP actual (que funciona)
- Añades un portal web para clientes
- Conectas ambos con automatizaciones
- Desarrollas solo lo que no existe
Coste: 30-50% de un desarrollo completo. Tiempo: Semanas en lugar de meses. Riesgo: Mínimo (no cambias lo que funciona).