És dia 30. El teu departament financer està intentant tancar el mes. Però les xifres de vendes a WooCommerce diuen una cosa i el llibre major a l'ERP en diu una altra. Falten 300€. O en sobren 50. O hi ha 4 comandes que tenen IVA diferent a l'ERP que al web.
El primer impuls és culpar al comptable o a l'administratiu que pica dades. Però la realitat és més frustrant: ells estan fent bé la seva feina. És la integració la que els està boicotejant.
L'enemic número 1: L'arrodoniment de l'IVA
Aquest és el clàssic que torna bojos als comptables. WooCommerce i el teu ERP probablement calculen l'IVA de manera diferent:
- WooCommerce: Sovint calcula l'impost per línia, arrodoneix, i després suma.
- ERP: Sovint suma totes les bases, calcula l'impost del total i arrodoneix al final.
La diferència pot ser d'un cèntim per comanda. Si tens 1.000 comandes al mes, tens un desquadrament de 10€. Sembla poc, però comptablement és un infern. El teu equip perd hores buscant on està l'error, quan l'error és de disseny.
L'enemic número 2: Les comandes 'fantasma' (Timeouts)
Un client compra el dia 31 a les 23:55. WooCommerce cobra. Però just en aquell moment, el connector falla o l'ERP fa un backup. La comanda queda pagada al web, però mai entra a l'ERP.
El dia 5 del mes següent, el banc diu que has ingressat X. L'ERP diu que has venut X menys aquella comanda. Els números no quadren. I comença la caça del tresor per trobar la venda perduda.
L'enemic número 3: Canvis d'estat manuals
Atenció al client cancel·la una comanda a WooCommerce perquè el client s'ho ha repensat. Però el connector no estava programat per sincronitzar cancel·lacions (o va fallar). A l'ERP, la comanda segueix viva i pendent de cobrament. Resultat: estàs declarant un ingrés que mai tindràs.
La solució no és 'revisar més'
Demanar-li al teu equip que 'vagi amb més compte' no serveix de res perquè els errors són invisibles fins que tantes al final de mes. La solució és tècnica:
- Unificació de lògica fiscal: El middleware ha de recalcular els impostos exactament com ho fa l'ERP abans d'inserir la comanda, o forçar a WooCommerce a usar la lògica de l'ERP.
- Reconciliació automàtica: Un sistema que compari diàriament (no mensualment) les vendes de A i B i t'alerti de les discrepàncies el mateix dia.
- Traçabilitat total: Saber exactament per què una comanda no ha entrat (timeout, error de dades) per arreglar-ho a l'instant, no setmanes després.
La comptabilitat creativa és un delicte. La comptabilitat que no quadra per culpa del software és una pèrdua de diners.